Beheers je mailmonster





Wie kent hem niet? Dat mailmonster dat je (werk)dag zo kan beheersen. Zet ‘m gauw in de hoek en ga voor focus. Hier een paar tips die daarbij zullen helpen:

  1. Zet notificaties voor inkomende berichten uit

Geen pingels. Geen meldingen die in je scherm verschijnen. Heb je dit wel aan staan, dan word je continue afgeleid van je taken. Ook als je niet direct (bewust) wat met de e-mail doet en een actie onderneemt, zijn je hersenen er toch even mee bezig. Het kost weer tijd voor je met je volledige focus in je oorspronkelijke bezigheid zit. Totdat het volgende bericht weer in je scherm verschijnt…

  1. Check je e-mail op vaste tijden

Bijvoorbeeld rond de lunch en aan het einde van je werkdag. Je loopt toch ook niet om de paar minuten naar een fysieke brievenbus? Het continue checken van je mail is niet alleen een productiviteit-killer, maar al die prikkels en informatie-overload kunnen ook een hoop stress opleveren. Breng je mail terug naar wat het zou moeten zijn – een handige communicatietool – in plaats van een last. Door vaste tijden in te lassen zorg je ervoor dat jij weer controle krijgt over je inbox, in plaats van je inbox controle over jou.

  1. Open je mailbox niet voor 11.00 uur ’s ochtends

Waarom ben jij gaan ondernemen? Om een groot gedeelte van de dag bezig te zijn met je email? Waarschijnlijk niet. Toch besteden mensen vele werkuren aan de mail. Herkenbaar? Dan is het hoog tijd om daar wat aan te doen. Probeer eens om je mailbox niet vóór 11.00 ’s ochtends te openen. Je hebt dan al ongestoord heel wat werk kunnen verrichten voordat je in je mail duikt.

  1. Maak gebruik van sneltoetsen

Slimme gewoonte: win tijd terug en maak gebruik van sneltoetsen. Dit zijn knoppencombinaties waarbij je de muis niet nodig hebt. Het werkt sneller en voorkomt ook nog een muisarm. Wist je dat je een mailtje kunt versturen met ctrl + enter (Windows) of ⌘⇧D in Mac? Zelfde resultaat in minder tijd!

  1. Automatiseer acties

In de meeste emailprogramma’s kun je instellen dat acties geautomatiseerd worden. In elk mailprogramma werkt dit weer anders. In Outlook vind je dit bijvoorbeeld in de bovenbalk van je inbox, onder ‘Snelle stappen’. Als je mails vaak doorstuurt naar een zelfde groep of bij een wekelijkse bestelling via mail kun je kiezen deze acties in een snelle stap te vangen. Daarna is het een kwestie van één druk op de knop. Meer daarover lees je hier. Dat is nog eens slim afhandelen van je email!


delen