Managementassistent
Utrecht




Deze vacature is inmiddels vervuld.

Voor een organisatie in Utrecht zijn wij op zoek naar een interim managementassistent voor 36 uur per week voor 3 maanden met optie op verlenging. Je bent verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken ten behoeve van twee managers. Je werkt binnen een team samen met een andere managementassistente en jullie vervangen elkaar waar nodig. Daarnaast zul je 2 dagdelen per week werken op een secretarieel servicepunt. Wil jij bijdragen aan het verder professionaliseren van het secretariaatsteam in een veranderende en zeer dynamische werkomgeving?

Je werkzaamheden zullen onder andere bestaan uit:

  • beheren en bewaken van de agenda en e-mail van de manager(s), inplannen van
    afspraken en het organiseren van bijeenkomsten;
  • proactief en adequaat signaleren en opvolgen van gemaakte afspraken;
  • zorg dragen dat het secretariaat altijd bereikbaar is;
  • het signaleren van verbeterpunten in het werkprocessen binnen het eigen werkveld;
  • ondersteunen bij HRM werkzaamheden en logistieke en administratieve handelingen, o.a. het verwerken van inkomende en uitgaande post, reserveren van vergaderzalen,
    administratief verwerken van vergunningen en het regelen van een account voor nieuwe medewerkers;
  • algemene werkzaamheden op een vast secretariaat (Servicepunt), zoals de uitleen van laptops, beheer van de algemene secretariaatsmailbox, afhandelen van fysieke- en digitale post en het beantwoorden van telefoon;
  • notuleren in de vorm van het maken van een actielijst, acties uitzetten en deze bewaken voor het management.

De organisatie vindt dat goede collegiale verhoudingen, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig. Als managementassistent ben je professioneel, proactief en nauwkeurig. Je hebt een zelfstandige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk. Goed plannen en organiseren is een van je kwaliteiten en je denkt altijd na over de mogelijkheden om slimmer te werken. Tenslotte breng je een gezonde dosis flexibiliteit mee en ben je stressbestendig.

  • Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval Mbo-4 niveau;
  • Je hebt minimaal 4 jaar werkervaring als secretaresse of managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;
  • Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Je kunt goed omgaan met contacten op zowel bestuurlijk, management- als uitvoerend niveau.
  • Je bent in staat op een zakelijke maar dienstverlenende wijze met collega’s en
    klanten te communiceren.
  • Je beheerst MS-Officepakketten en leert snel en gemakkelijk omgaan met nieuwe systemen.
  • Je bent ZEER kundig op het gebied van Outlook en zet dit optimaal in.
  • Je hebt aantoonbare ervaring op het gebied van slimmer digitaal werken.

Heb jij interesse in deze opdracht? Reageer snel via het sollicitatieformulier of door een mail te sturen naar info@sidekicksupport.nl.


delen


Solliciteer direct







cv uploaden